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Comment gèrer les commandes d’un site e-commerce avec Dolibarr

Grâce au module e-commerce, les commandes générées par un site de vente en ligne (Prestashop, Oscommece ou autre...) peuvent être intégrées dans l’ERP/CRM Dolibarr et traitées par les outils de l’ERP.

Intégrer les commandes de sites e-commerce Prestashop ou Oscommerce dans l’ERP Dolibarr est la solution pour les commerçants qui ont besoin d’outils plus complets que ceux disponibles en standard dans le système e-commerce. Ou pour ceux qui utilisent aussi d’autres canaux de vente que le site e-commerce.

Un besoin

Une fois le système ecommerce mis en place, les commandes générées par vos clients sur vos sites e-commerce (Prestsahop, Oscommerce ...) sont importées dans Dolibarr par le module ecommerce installé dans l’ERP/CRM. Le traitement de ces commandes ne s’effectue plus avec les outils de votre système e-commerce, mais directement depuis Dolibarr, comme n’importe quelle commande créée dans l’ERP/CRM.

Voici pas à pas la description du traitement.

- 1 Commande sur le site e-commerce

Vos clients commandent sur vos sites e-commerce (Prestashop, Oscommerce)

- 2 Import dans Dolibarr

Périodiquement, Dolibarr interroge les sites e-commerce et importe les nouvelles commandes reçues. Cette tâche est habituellement automatisée et lancée à la fréquence souhaitée, sans intervention des utilisateurs. ll est aussi possible de déclencher l’import manuellement, si on le souhaite ou si c’est nécessaire.

Après ce traitement, les fiches clients ont été créées ainsi que les commandes. Si le client a règlé sa commande sur votre site e-commerce (paiement Carte Bleue ou Paypal ...), la commande est déjà validée et facturée.

Commandes intégrées dans dolibarr

- 3 Traitement de la commande dans Dolibarr

  • a. Validation de la commande La vérification de la réception du paiement se fait dans Dolibarr. Une fois le paiement reçu, la commande est validée, puis facturée dans Dolibarr. Le statut de commande est mis à jour sur le site e-commerce d’origine (Prestashop, Oscommerce) et le client reçoit le mail du site e-commerce comme quoi son paiement est accepté (action réalisée par le site ecommerce).
  • b. Commandes payées sur le site e-commerce La validation de la commande et sa facturation sont effectuées automatiquement lors de l’import, sans autre intervention de l’utilisateur. La commande est prète à être traitée (expédition des produits). Là aussi, le statut de la commande sur le site e-commerce d’origine, a été mis à jour et les mails de confirmation ont été automatiquement envoyés à votre client par le site e-commerce.

- 4 Expédition des produits

L’expédition des produits est gérée dans Dolibarr par les fonctions de traitement des expéditions. L’expédition est créée, et validée. Cette action dans Dolibarr provoque la mise à jour du statut de commande sur Prestahsop ou Oscommerce (statut commande expédiée) et le n° de suivi est transmis au site e-commerce. Là aussi, le site e-commerce prévient le client que sa commande est expédiée sans intervention supplémentaire de l’utilisateur.

- 5 Geston de la facture

Lors de la création de la facture dans Dolibarr, la facture (fichier pdf) est transmise au site e-commerce à l’origine de la commande. Et le client peut donc la télécharger depuis son espace client.

- 6 Clôture de la commande

La clôture de la commande dans Dolibarr indique que la commande est traitée. Elle met à jour le statut de commande sur Prestashop ou Oscommerce au statut livré.

Avantages pour l’entreprise

- Toutes les commandes de l’entreprises sont regroupées au même en droit
- Le suivi du paiement des commandes se fait en un seul coup d’oeil
- Quelle que soit l’origine de la commande (site e-commerce, courrier, commercial...), les commandes sont gérées de la même manière
- Il y a une seule gestion de stock : celle de Dolibarr, ce qui permet d’optimiser les approvisionnements et suivre en temps réel l’évolution de son stock sans avoir à faire des rapprochements fastidieux et sources d’erreurs.
- L’entreprise intègre dans ses tableaux de bord toute son activité e-commerce et activité classique.
- Gérer plusieurs sites e-commerce ne pose plus guère de difficultés.
- Le suivi des clients est centralisé dans Dolibarr, ce qui permet des actions commerciales qui concerneront aussi bien les clients issus d’internet que ceux issus de l’activité commerciale classique (promotions, marketing, mailings ….) , puisqu’il y a une seule base clients. Ceci ouvre la possibilité d’actions commerciales nouvelles et innovantes.

Et si vous essayiez par vous-même ?

Notre démo en ligne est à votre disposition ; Elle est configurée avec un système Dolibarr et des sites Prestashop et Oscommerce pour vos tests.

Si vous souhaitez plus de précisions ou savoir si la solution Dolibarr + e-commerce est adaptée à votre situation, n’hésitez pas à nous contacter .

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